Privacyverklaring

Deze privacyverklaring geldt voor de persoonsgegevens die Nuvira verwerkt van mensen die de website bezoeken, contact opnemen met Nuvira, begeleiding ontvangen of op een andere manier met Nuvira in contact staan.

Persoonsgegevens zijn gegevens die direct of indirect naar jou te herleiden zijn, zoals je naam, e-mailadres, telefoonnummer of IP-adres.

Nuvira is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Praktijk: Nuvira
Praktijkhouder: A. I. Korevaar
E-mail: info@praktijknuvira.nl
KvK-nummer: 42050325

Nuvira kan persoonsgegevens verwerken van:

• cliënten en mensen die zich aanmelden of kennismaken;
• websitebezoekers en mensen die contact opnemen;
• zakelijke contactpersonen of opdrachtgevers;
• andere betrokken professionals met wie contact plaatsvindt in het kader van begeleiding, verwijzing of afstemming.

Meestal ontvang ik persoonsgegevens rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld wanneer je:

• contact opneemt via e-mail of telefoon;
• een formulier op de website invult;
• je aanmeldt voor begeleiding;
• tijdens een intake of gesprek informatie deelt.

In sommige situaties kan Nuvira ook persoonsgegevens ontvangen van een andere betrokken hulpverlener of professional. Dit gebeurt alleen als daar een duidelijke reden voor is en, waar nodig, met jouw vooraf gegeven uitdrukkelijke toestemming.

Nuvira verwerkt alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor het contact, de intake, de begeleiding en de praktijkvoering.

Afhankelijk van de situatie kan het gaan om:

• naam en contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummer;
• geboortedatum en, voor zover nodig, adres- of woonplaatsgegevens;
• afspraak- en betaalgegevens;
• gegevens over de hulpvraag en de reden van aanmelding;
• informatie die tijdens de intake of begeleiding relevant is, bijvoorbeeld over klachten, belastbaarheid, dagelijks functioneren, belangrijke omstandigheden, doelen en gemaakte afspraken;
• korte aantekeningen over de voortgang van de begeleiding;
• informatie over verwijzing, afstemming of afronding, wanneer dat van toepassing is;
• correspondentie en vastgelegde toestemmingen, bijvoorbeeld voor gegevensuitwisseling met een huisarts of andere betrokken hulpverlener.

Tijdens de intake en begeleiding kan ook informatie over je gezondheid ter sprake komen. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en krijgen onder de AVG extra bescherming. Nuvira verwerkt deze informatie alleen voor zover dat nodig is voor de begeleiding en gaat hier terughoudend mee om.

Nuvira houdt geen volledig medisch dossier bij en verricht geen diagnostiek.

Nuvira gebruikt persoonsgegevens alleen voor duidelijke en vooraf bepaalde doelen. Afhankelijk van de situatie kan het gaan om:

• contact opnemen en afspraken inplannen;
• een kennismaking of intake voorbereiden;
• beoordelen of de begeleiding van Nuvira passend is;
• de begeleiding uitvoeren en gemaakte afspraken vastleggen;
• voor zover nodig een cliëntdossier bijhouden;
• betalingen en de administratie verwerken en, op verzoek, een factuur of betalingsbewijs opstellen;
• voldoen aan wettelijke administratieve of fiscale verplichtingen;
• met jouw uitdrukkelijke toestemming contact hebben met je huisarts of een andere betrokken hulpverlener voor afstemming, verwijzing, overdracht of een korte terugkoppeling bij start of afronding van de begeleiding.

Op welke grondslag verwerkt Nuvira je gegevens?

Welke AVG-grondslag geldt, hangt af van het doel waarvoor de gegevens worden gebruikt. Nuvira verwerkt persoonsgegevens onder andere:

• omdat dit nodig is om afspraken met jou uit te voeren of om op jouw verzoek stappen te zetten voordat de begeleiding start;
• omdat Nuvira aan een wettelijke verplichting moet voldoen, bijvoorbeeld voor de financiële administratie;
• op basis van jouw toestemming wanneer daarvoor toestemming nodig is, bijvoorbeeld bij bepaalde vormen van gegevensuitwisseling met een huisarts of andere betrokken hulpverlener;
• waar dat van toepassing is, op basis van een gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor een zorgvuldige en veilige praktijkvoering.

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Nuvira verwerkt deze alleen voor zover dat noodzakelijk is en er naast een geldige AVG-grondslag ook een geldige wettelijke basis bestaat voor het verwerken van deze bijzondere persoonsgegevens.

Nuvira bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.

Voor verschillende soorten gegevens gelden in beginsel de volgende bewaartermijnen:

• Intake- en begeleidingsgegevens: maximaal 2 jaar na de datum waarop de begeleiding is afgerond. Bij losse sessies begint deze termijn na de laatste sessie, tenzij op dat moment al een vervolgsessie is afgesproken. Als na de intake geen verdere begeleiding plaatsvindt, begint de termijn op de datum van de intake.
• Toestemmingsformulieren en gegevens over gegevensuitwisseling: in beginsel gedurende dezelfde termijn als het cliëntdossier.
• Financiële en fiscale gegevens: 7 jaar, voor zover de wettelijke fiscale bewaarplicht van toepassing is.
• Gegevens die eerder niet meer nodig zijn, worden verwijderd of geanonimiseerd.

In bijzondere situaties kunnen gegevens langer worden bewaard, bijvoorbeeld wanneer dit nodig is vanwege een lopende klacht, een juridisch geschil of een andere wettelijke verplichting. Zodra die reden vervalt, worden de gegevens verwijderd.

Nuvira verstrekt persoonsgegevens alleen aan andere partijen als dat nodig is voor een duidelijk doel, voor de uitvoering van de dienstverlening of omdat Nuvira daartoe wettelijk verplicht is.

Huisarts of andere betrokken hulpverlener

Een huisarts of andere betrokken hulpverlener verwerkt ontvangen persoonsgegevens vanuit de eigen professionele verantwoordelijkheid. Nuvira deelt of vraagt dergelijke informatie alleen op als daarvoor een duidelijke reden is en, waar nodig, met jouw vooraf gegeven uitdrukkelijke toestemming.

Dit kan bijvoorbeeld gaan om afstemming, verwijzing, overdracht of een korte terugkoppeling bij de start of afronding van de begeleiding.

Nuvira deelt niet meer informatie dan nodig is voor het afgesproken doel.

Leveranciers en dienstverleners

Nuvira maakt voor de praktijkvoering gebruik van externe dienstverleners, bijvoorbeeld voor e-mail, websitehosting, administratie of software. Sommige van deze partijen verwerken persoonsgegevens namens Nuvira.

Als een leverancier persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van Nuvira verwerkt, is deze partij een verwerker. Nuvira maakt met dergelijke partijen waar nodig afspraken over de verwerking, beveiliging en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens.

Nuvira maakt voor de praktijkvoering gebruik van verschillende digitale dienstverleners.

Sommige van deze dienstverleners verwerken persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER), terwijl andere gegevens geheel of gedeeltelijk buiten de EER kunnen verwerken.

Voor het plannen van afspraken maakt Nuvira gebruik van Cal.com. Cal.com is gevestigd in de Verenigde Staten en kan persoonsgegevens daar verwerken. Voor internationale doorgiften maakt Cal.com gebruik van passende waarborgen volgens de AVG.

Als persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt of doorgegeven, gebeurt dit alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke basis en passende waarborgen bestaan volgens de AVG.

Bij de keuze van dienstverleners let Nuvira op privacy, beveiliging en de manier waarop persoonsgegevens worden verwerkt.

Nuvira neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang of ander onrechtmatig gebruik.

Daarbij kun je bijvoorbeeld denken aan:

• het gebruik van sterke wachtwoorden en waar mogelijk tweestapsverificatie;
• beveiligde apparaten en software;
• beperkte toegang tot cliëntgegevens en documenten;
• zorgvuldige opslag van dossiers en correspondentie;
• terughoudend gebruik van e-mail bij privacygevoelige informatie;
• het beperken van persoonsgegevens tot wat nodig is voor het betreffende doel.

Alleen personen of partijen die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden krijgen toegang tot persoonsgegevens.

E-mail maakt onderdeel uit van de communicatie binnen Nuvira. Privacygevoelige informatie wordt alleen per e-mail gedeeld als dat noodzakelijk en passend is, en dan zo beperkt mogelijk.

Als zich ondanks deze maatregelen een beveiligingsincident of mogelijk datalek voordoet, beoordeelt Nuvira wat er is gebeurd en welke stappen nodig zijn. Als de wet dat vereist, wordt hiervan melding gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of de betrokken persoon.

Je hebt verschillende rechten als Nuvira persoonsgegevens van je verwerkt. Je kunt Nuvira onder andere vragen om:

• inzage in de persoonsgegevens die Nuvira van je verwerkt;
• correctie of aanvulling van gegevens die niet kloppen of onvolledig zijn;
• verwijdering van persoonsgegevens, voor zover Nuvira deze niet langer hoeft te bewaren of er geen andere geldige reden is om ze te behouden;
• beperking van de verwerking in situaties waarin je wilt dat gegevens tijdelijk niet verder worden gebruikt;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens;
• je persoonsgegevens, als het recht op dataportabiliteit van toepassing is, in een gestructureerd en digitaal bruikbaar formaat te ontvangen of te laten overdragen;
• eerder gegeven toestemming in te trekken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden.

Je kunt een verzoek sturen naar info@praktijknuvira.nl.

Nuvira reageert in beginsel binnen één maand op je verzoek. Als een verzoek ingewikkeld is of als er meerdere verzoeken tegelijk zijn gedaan, kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. Je krijgt dan binnen de eerste maand bericht over de verlenging en de reden daarvoor.

Om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kan Nuvira vragen om aanvullende informatie om je identiteit te controleren.

Niet ieder privacyrecht geldt in iedere situatie. Of Nuvira volledig aan een verzoek kan voldoen, hangt onder andere af van de wettelijke grondslag waarop de gegevens worden verwerkt en eventuele wettelijke bewaarplichten.

Als je vindt dat Nuvira niet zorgvuldig met je persoonsgegevens omgaat, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Op deze privacyverklaring en op de verwerking van persoonsgegevens door Nuvira is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing.

Daarnaast kan andere Nederlandse wet- en regelgeving van toepassing zijn, bijvoorbeeld op het gebied van administratie, belastingen of andere wettelijke verplichtingen.

Als wet- en regelgeving verandert of als de werkwijze van Nuvira wijzigt, kan deze privacyverklaring worden aangepast. De meest actuele versie staat op de website van Nuvira.

Nuvira gebruikt op de website alleen cookies en vergelijkbare technieken die nodig zijn voor een goede en veilige werking van de website, voor zover deze worden geplaatst.

Nuvira gebruikt op dit moment geen cookies om bezoekers voor marketingdoeleinden te volgen.

Wanneer je via de website gebruikmaakt van een externe dienst, bijvoorbeeld voor het plannen van een afspraak, kan die externe dienst eigen cookies of vergelijkbare technieken gebruiken. Op het gebruik daarvan is het privacy- en cookiebeleid van die dienst van toepassing.

Als Nuvira in de toekomst andere soorten cookies gaat gebruiken, bijvoorbeeld voor statistieken of marketing, wordt deze privacyverklaring hierop aangepast en wordt waar nodig vooraf toestemming gevraagd.

Nuvira richt zich op volwassenen en biedt in principe geen begeleiding aan minderjarigen.

Als Nuvira toch persoonsgegevens van een minderjarige ontvangt, worden deze alleen verwerkt voor zover dat noodzakelijk is en er een geldige grondslag voor bestaat.

Als blijkt dat persoonsgegevens van een minderjarige zonder geldige toestemming of andere wettelijke basis zijn verstrekt, worden deze gegevens verwijderd zodra dit bekend wordt, tenzij er een wettelijke reden is om ze te bewaren.

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over hoe Nuvira met je persoonsgegevens omgaat? Neem dan contact op via:

E-mail: info@praktijknuvira.nl

Als je een verzoek wilt doen over je privacyrechten, kun je dit ook via dit e-mailadres indienen.

Ben je niet tevreden over hoe Nuvira met je persoonsgegevens omgaat, dan kun je daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.